Sped ECF – O Guia Definitivo para Orientar Você

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Sped ECF

O Sped ECF tem sido para muitos, um grande problema.

Muitas obrigações, tarefas, validações, erros que tem enchido a cabeça de inúmeros contadores e empresários e causado um grande estresse.

Será que a obrigação é mesmo esse bicho de sete-cabeças?

Será que não existem vantagens que sobressaem aos problemas causados?

Nesse artigo vamos mostrar um pouco do processo operacional que envolve o Sped ECF e algumas de suas vantagens.

A começar pela definição do que é, verdadeiramente o Projeto.

“O Sped é um instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. ” (Redação dada pelo Decreto nº 7.979, de 8 de abril de 2013)

O que nada mais é do que um sistema criado pelo governo federal para otimizar a fiscalização das pessoas jurídicas que exercem atividades no território nacional.

Através do Sped  – Sistema Público de Escrituração Digital – as informações contábeis e fiscais são transmitidas à receita de maneira digitalizada, dentro de um padrão definido previamente. Isso impede ou minimiza os erros involuntários.

Com a implementação desse projeto, estabeleceu-se a transmissão de um único documento com todas as obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores. Promoveu-se uma integração dos fiscos através de padronização e compartilhamento das informações.

A intenção do governo federal com isso era diminuir o trabalho,os custos e também acelerar a identificação de ilícitos tributários através de cruzamentos de dados, melhor controle dos processos e velocidade no acesso às informações.

Nesse artigo você vai encontrar:

– 10 Vantagens do programa;

– Para quem é a obrigação; ?

– Prazos para entrega;

– Legislações que regem o programa;

– Pessoas Jurídicas Isentas ou Imunes – devem entregar?;

–  Importação da ECF e recuperação da ECD;

– Recuperação de ECD com encerramento de exercício diferente dos encerramentos da ECF;

– e-Lalur e e-Lacs;

– Registro de Prejuízos Fiscais e Base de Cálculo Negativas;

– Mudança de Contador ou no Plano de Contas no período;

– Retificação do Sped-ECF;

– Arquivos corrompidos ou extraviados;

– Multas por atraso na entrega do Sped ECF ou por incorreções.

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Além desse artigo, preparamos para você um roteiro completo e um checklist para te auxiliar na geração e transmissão do seu arquivo. Clique aqui para baixar!

10 Vantagens do Programa

vantagens do Sped ECF

  1. Preservação do meio ambiente e redução de custos com a diminuição do consumo de papel;
  2. Redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas – Através do PVA (Programa Validador e Assinador) que impõe regras para a transmissão dos arquivos;
  3. Rapidez no acesso às informações;
  4. Aumento da produtividade do auditor, por não precisar mais seguir passos para a coleta dos arquivos;
  5. Possibilidade de cruzamento de dados contábeis e fiscais, facilitando a fiscalização;
  6. Redução de custos com a simplificação das obrigações acessórias;
  7. Uniformização das informações que o contribuinte deve prestar ao diversos entes governamentais;
  8. Aperfeiçoamento do combate à sonegação;
  9. Redução do tempo despendido com a presença de auditores nas instalações do contribuinte;
  10. Simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária.

Para quem é a obrigação do Sped ECF?

São obrigadas ao preenchimento da ECF todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real ou presumido.

São obrigadas também as Sociedades em Conta de Participação (SCP), sendo que cada SCP deve preencher e transmitir sua própria ECF utilizando o CNPJ da sócia ostensiva e o CNPJ de cada SCP.

Estão desobrigadas da geração do Sped ECF as empresas optantes pelo Simples Nacional, os órgãos públicos, as autarquias, as fundações públicas e as pessoas jurídicas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano-calendário.

Prazo para entrega

prazos para entrega dp Sped ECF

A entrega do arquivo do Sped ECF deverá ser realizada até o último dia útil do mês de julho do ano posterior ao do período da escrituração.

A não entrega ou atrasos acarretará em multas que serão detalhadas mais adiante.

Legislações que regem o Sped ECF

lesgislação do Sed ECF

Seguem os links para consultas da legislações que regem todo o Programa:

Decreto nº6022, de 22 de janeiro de 2007, e alterações posteriores – Instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)

Instrução Normativa RFB nº1422, de 19 de dezembro de 2013, e alterações posteriores – Dispõe sobre a Escrituração Contábil Fiscal (ECF)

Instrução Normativa RFB nº1420, de 19 de dezembro de 2013, e alterações posteriores – Dispõe sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD)

Ato Declaratório Executivo Cofis nº30, de 3 de maio de 2017 – Dispõe sobre o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF)

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Clique aqui para baixar nosso roteiro completo e o checklist para transmissão do seu arquivo Sped ECF.

Pessoas jurídicas imunes ou isentas – quem são? Devem entregar ECF?

Quem são as pessoas imunes ou isentas? Elas são divididas em 2 grupos:

  1. os templos de qualquer culto, associações, clubes recreativos ou esportivos e;
  2. os partidos políticos, inclusive suas fundações, as entidades sindicais de trabalhadores, as instituições de educação e as de assistência social, sem fins lucrativos, desde que observados os requisitos da Lei.

Sendo que, para usufruírem da imunidade, elas são obrigadas a cumprirem diversos requisitos, entre eles: não remunerar os dirigentes, aplicar integralmente no país seus recursos na manutenção e desenvolvimento dos seus objetivos institucionais, dentre outros.

Vale ressaltar que, mesmo as imunes ou isentas, acabam vez ou outra, exercendo alguma atividade fora dos seus objetivos sociais e com isso produzindo lucro. Esse lucro advindo de atividades que não são as atividades principais da instituição devem ser tributados normalmente. Para isso é feito uma segregação das receitas em parte tributável e parte não tributável.

E assim, como falado anteriormente, todas as pessoas jurídicas imunes ou isentas estão sim, obrigadas a entregar o Sped ECF.

Há algumas particularidades no preenchimento dos registros do arquivo. Para as que são desobrigadas da ECD há a necessidade de preenchimento dos registros 0000, 0010, 0020, 0030, 0930, X390 e Y612.

Já as que são obrigadas também a entregar a ECD deverão preencher também os blocos C, E, J, K, e U, que, na verdade, serão preenchidos por meio da recuperação da ECD. (Assunto abordado adiante)

Importação da ECF e recuperação da ECD

Sabemos que um dos motivos da criação do programa é o cruzamento dos dados contábeis e fiscais. Então, para isso acontecer, ao importar ou criar um arquivo da ECF no PVA, o arquivo da ECD pode ser recuperado. Ele não é importado para a ECF e sim, recuperado.

Há também a recuperação da ECF do período imediatamente anterior transmitida.

Para a ECD ser recuperada ela deve estar validada, assinada e transmitida.

Através da recuperação da ECD, é trazido para a ECF as contas, saldos e mapeamentos, caso tenha sido realizado na ECD.

Para saber mais sobre o mapeamento da ECD e outras informações leia esse post aqui.

Há a possibilidade no programa da ECF de recuperar mais de um arquivo ECD, desde que os períodos da ECD sejam equivalentes ao da ECF.

Com todas essas obrigações digitais que temos hoje sabemos a importância de utilizarmos recursos que facilitem e adiantem todo o processo. O trabalho na transmissão desses aquivos seria inviável sem a existência de softwares de qualidade.

Por exemplo, com o uso do Data C – Automação Contábil o seu arquivo ECF fica pronto no próprio sistema e dentro do PVA é feita somente alguns ajustes quando necessário para validação do arquivo.

Mas é importante lembrar que de nada serve um software de qualidade se os processos do seu escritório de contabilidade não estão bem definidos, organizados e agendados previamente.

Organização e Processos podem te auxiliar e muito!!

Para aqueles que andam com as informações dos seus clientes em dia, possuem uma rotina de trabalho bem estabelecida e contam com um auxílio de um sistema de qualidade, a transmissão do arquivo Sped ECF é apenas um marco pontual de uma tarefa que vem sendo executada aos poucos e sem estresse.

Se você acha que o seu escritório precisa de um auxílio para se adequar melhor às essas inúmeras obrigações e diminuir o estresse e a pressão que tem trabalhado, deixe um comentário aqui em baixo que a nossa equipe entrará em contato com você.

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Recuperação de ECD com Encerramento de exercício diferente dos encerramentos da ECF

Se a empresa é uma empresa do lucro presumido, por exemplo, os encerramentos de sua ECF são trimestrais. E se a ECD recuperada tiver um encerramento anual, o programa vai enviar uma mensagem com as diferenças dos saldos finais e iniciais credores.

Para resolver isso temos duas soluções:

  1. Ajustar os saldos por meio de alteração de alguns registros; ou
  2. Criar uma nova conta no plano de contas da empresa para fazer o ajuste dos saldos.

Tendo escolhido a segunda opção, faz-se necessário o mapeamento dessa conta também para o plano referencial.

Informativo de Composição de Custos

 

Composição de custos - Sped ECF

Afim de gerar corretamente os arquivos, é necessário preencher uma informação adicional referente a composição de custos dos produtos fabricação própria vendidos e custos dos serviços prestados no período para as empresas que utilizam o inventário permanente.

e-Lalur e e-Lacs

elalur e elacs

No Sped ECF é realizado também o preenchimento das partes A e B do Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur) e do Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs). E o controle desses dados é feito por meio de validações.

A parte A desses livros eletrônicos é o lugar onde se faz as adições e exclusões da base de cálculo. Adiciona-se ao resultado do exercício as despesas classificadas como não dedutíveis. E subtrai-se do resultado do exercício os valores cuja dedução seja autorizada pelo Regulamento e que não tenham sido computados na apuração do lucro líquido do período de apuração.

Registro de Prejuízos Fiscais e Bases de Cálculo Negativas

A parte B dos livros eletrônicos é onde se armazena os saldos que serão usados em períodos futuros, como prejuízos a compensar. Esses saldos são advindos das informações registradas na parte A do livro.

Esse saldo poderá ser usado posteriormente para redução da base de cálculo de anos posteriores ou não, uma decisão que será tomada pelo contribuinte.

Temos um roteiro completo e um checklist do Sped ECF. Baixe aqui!!

Mudança de Contador ou no Plano de Contas no período

Pode acontecer de a empresa trocar de contador ao longo do período de escrituração ou até mesmo mudar de plano de contas.

Não existe a possibilidade de transmitir duas ou mais ECF. Se as mudanças ocorrerem como se deve proceder?

Caso seja feita a recuperação da ECD, a empresa deve recuperar os dois arquivos transmitidos (um para cada contador ou plano de contas). Mas para que os dados sejam recuperados corretamente, os saldos finais do primeiro arquivo devem ser iguais aos saldos iniciais do segundo arquivo.

Isso pode ser feito através do preenchimento de um registro no segundo arquivo da ECD (transferência de plano de contas). Mas se isso não for feito, a ECF recuperará apenas os dados do segundo arquivo e os ajustes deverão ser feitos própria ECF.

Retificação do Sped ECF

O programa do Sped – ECF permite que os arquivos sejam retificados caso haja a necessidade, mas a retificação só poderá ser realizada dentro de um prazo máximo de 5 anos.

Caso a ECF de um ano anterior seja retificada, pode ser que seja preciso retificar os anos posteriores para que se mantenha o controle de saldos da ECF. Por exemplo: em 2017 (ano em que será entregue a ECF de 2016) a empresa retifica a ECF de 2014. Pode ser então que ela tenha que retificar a ECF de 2015 também, antes de entregar a ECF de 2016.

Arquivos corrompidos ou extraviados

como recuperar arquivo corrompido do sped ecf

O Programa Sped-ECF permite que você faça um download do seu arquivo ECF ou ECD, caso o seu arquivo seja corrompido ou extraviado.

Para isso basta instalar o aplicativo ReceitanetBX, escolher o perfil correto (contribuinte, procurador ou representante legal) e após o download do arquivo da ECF importe o arquivo utilizando a funcionalidade “Arquivo/Importar” do programa da ECF.

Multas por atraso na entrega da ECF ou por incorreções

multas previstas para atrasos da entrega do sped ecf

A não apresentação do Sped ECF pelos contribuintes que apuram o Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica pela sistemática do Lucro Real, ou sua apresentação com incorreções ou omissões, acarretará a aplicação de multas ao infrator.

As multas serão:

1) 0,25% por mês-calendário ou fração, do lucro líquido antes do IRPJ e CSLL, limitada a 10%.

Essa multa será limitada em:

– R$ 100.000,00 para contribuinte que teve receita bruta total menor ou igual a R$ 3.600.000,00 e

–  R$ 5.000.000 para os demais contribuintes.

Essa multa será reduzida em:

– em 90% (noventa por cento), quando o livro for apresentado em até 30 (trinta) dias após o prazo;

– em 75% (setenta e cinco por cento), quando o livro for apresentado em até 60 (sessenta) dias após o prazo

– em 50%, quando o livro for apresentado depois do prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; e

–  em 25% (vinte e cinco por cento), se houver a apresentação do livro no prazo fixado em intimação

2) 3% , não inferior a R$ 100,00, do valor omitido, inexato ou incorreto. Essa multa será indevida ou reduzida de acordo com as particularidade descritas abaixo:

–  não será devida se o sujeito passivo corrigir as inexatidões, incorreções ou omissões antes de iniciado qualquer procedimento de ofício; e

– será reduzida em 50% (cinquenta por cento) se forem corrigidas as inexatidões, incorreções ou omissões no prazo fixado em intimação.

Para mais informações sobre as multas incidentes pelo não cumprimento das obrigações relativas às obrigações do Programa Sped acesse:  Lei nº 12.973

Conclusão

É verdade que a infinidade de obrigações contábeis e fiscais a que estamos sujeitos muitas vezes nos desesperam e estressam. A intenção do programa Sped é justamente minimizar todo esse trabalho, padronizando e unificando as informações que devemos transmitir.

O programa apresenta inúmeras vantagens entre elas aumentar a fiscalização, reduzindo significamente a sonegação e simplificar os processos de apuração e transmissão dos dados à Receita.

O programa conta com um prazo rígido para entrega do arquivo que está sujeito à multas.

Para que não seja um sacrifício o trabalho dos contadores e empresários, é ideal contar com softwares de qualidade no trabalho diário de seu empreendimento e na execução da contabilidade e apurações fiscais. Mas além disso, processos bem definidos e organizados podem fazer toda a diferença na rotina da empresa. Assim, transmitir os arquivos passa a ser uma tarefa simples de conclusão de um trabalho feito ao longo dos meses.

Nesse artigo fizemos um apanhado geral das principais dúvidas referentes ao Sped ECF e dos processos mais importantes na geração do arquivo.

Caso tenha ficado alguma dúvida, deixe um comentário, ou entre em contato conosco para que possamos te auxiliar da melhor maneira possível.

Se o conteúdo desse texto fez sentido para você e te auxiliou em alguma coisa, compartilhe com mais pessoas para que elas também sejam ajudadas.

Quer baixar nosso roteiro completo e uma checklist para te auxiliar na transmissão do arquivo ECF. Clique aqui!

2 Comentários

  1. Muito bom parabens pelo seu artigo 🙂

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