Quando se trata de contabilidade, sabemos que esse é um universo formado por serviços bem complexos e cheio de números. Por isso, muitos escritórios acabam não focando em como reduzir custos, pois a demanda é intensa e sempre exige muito da equipe contábil.

Nesse sentido, o compliance do setor fica em segundo plano e, sem se dar plena conta disso, a contabilidade deixa de lado o controle de processos e fica muito presa às atividades que envolvem retrabalho. 

Reflita um pouco: e se esse tempo e esforço estivessem sendo melhor aproveitados? E se, com algumas melhorias básicas, as suas rotinas contábeis ficassem mais ágeis e produtivas?

Reduzir custos na contabilidade é possível sim! Assim como todos os setores de uma empresa, a contabilidade está evoluindo e acompanhando a inovação. Por que não olhar sob uma nova perspectiva a partir de agora?

Se você quer saber como reduzir custos nos processos contábeis otimizando a rotina do escritório, este artigo vai te ajudar. Acompanhe!

Entendendo a redução de custos

Reduzir custos é um objetivo que envolve o caixa da empresa, de fato. Mas é uma ideia bem diferente de reduzir gastos, por exemplo. Diferenciar os conceitos de custo, gasto e investimento é entender com mais clareza de que tipo de mudança estamos falando.

• Custo: são todos os valores associados à manutenção do setor de contabilidade. Ou seja, são aquelas despesas inevitáveis, como internet, mão de obra e energia elétrica, por exemplo;
• Gasto: são as quantias destinadas à aquisição de bens para a empresa a curto prazo, demandados mediante imprevistos ou falhas;
• Investimento: são os gastos planejados de forma estratégica, focados em gerar retorno para o setor. A compra de equipamentos ou a contratação de um software são alguns dos principais exemplos.

Por que é importante rever os processos contábeis?

Otimizar as rotinas contábeis vai muito além de buscar a redução de custos. O mercado está passando por profundas mudanças e se adaptar a elas é a única forma de continuar gerando valor para os clientes.

A demanda é alta, mas a urgência por um serviço bem feito também. Os profissionais da contabilidade precisam, cada vez mais, desenvolver um pensamento sistêmico, observando padrões e aprimorando os fluxos de trabalho.

O contexto atual exige competências focadas na resolução de problemas e na visão holística. A tecnologia está cada vez mais presente, fortalecendo a ideia de Contabilidade 4.0 e fazendo com o que o operacional se torne estratégico.

Como reduzir custos nesse contexto?

O mais importante em uma estratégia de redução de custos é ter em mente que a qualidade do serviço não pode ser afetada. 

Por essa razão, a saída é olhar para os processos da rotina contábil e identificar nele as possibilidades de melhoria que, por menores que sejam, terão impacto nos resultados.

Considerando que a realidade de cada negócio é única e deve ser analisada com cuidado antes de qualquer coisa, focar em determinados princípios pode te ajudar (e muito!) e exercitar essa visão de mudança. 

São eles:

Sair da zona de conforto

Já pensou em quantos processos da rotina o seu escritório de contabilidade mantém simplesmente por considerar que é o “padrão”? Muitas vezes continuamos a fazer uma tarefa de determinada forma só por ser mais cômodo.

Sair dessa zona de conforto e eliminar vícios é o primeiro passo para fazer a diferença na produtividade da equipe. É uma atitude que não demanda nenhum investimento, mas que traz resultado pois reduz custos.

Motivar colaboradores

O RH pode e deve ser um grande aliado do setor contábil. Afinal, ele também é formado por pessoas, profissionais que precisam estar motivados para entregarem sempre o seu melhor. 

O futuro do trabalho traz para o cenário corporativo uma série de mudanças nos perfis comportamentais e nas competências que se espera de um colaborador modelo. 

A empresa deve estar ciente disso e buscar contribuir para a evolução dessas pessoas, desenvolvendo um capital humano mais produtivo.

Não só por meio de recompensas financeiras, o RH pode auxiliar implementando uma dinâmica de trabalho mais leve, inclusiva e direcionada ao aprimoramento profissional, com palestras e capacitações, por exemplo.

Modernizar a gestão de documentos

O tempo gasto ao arquivar e procurar documentos poderia ser melhor aproveitado se essas informações migrassem totalmente para o formato digital. 

A computação em nuvem é uma das principais tendências da modernidade e é uma ótima alternativa para o armazenamento desses documentos,  que ficam organizados de maneira segura e inteligente.

Esse é um investimento que trabalha em contrapartida a custos gerados por dados perdidos e horas desperdiçadas.

Automatizar processos

Pequenas burocracias (que inevitavelmente fazem parte da rotina contábil) são um dos principais desafios para quem se pergunta como reduzir custos dentro desse setor. 

Felizmente, a automação é uma saída inovadora que permite acelerar a execução dessas atividades ao mesmo tempo em que garante a precisão do processo. 

A emissão e processamento de uma nota fiscal, por exemplo, já é bem menos travada do que há alguns anos atrás. 

Pensar sobre os principais desafios da sua rotina contábil e estar aberto a essas novas possibilidades (softwares, plataformas, programas) é fundamental para esse movimento de progressão.

Investir em tecnologia é aproveitar melhor a mão de obra humana, reduzindo custos com ela ao fazer mais, em menos tempo.

Gostou dessas dicas de como reduzir custos na sua contabilidade? Veja também como fazer seu planejamento orçamentário empresarial!